Einleitung

Useful Mailer ist ein Newsletter-System, das beliebig viele Emails verschicken kann. Mit dem Editor erzeugen Sie HTML-Mails, denen automatisch auch eine reine Textversion angehängt wird. In der HTML-Mail können Sie Bilder inline einbauen, das heißt, die Bilder werden mit der Mail mitgeschickt. Die meisten Emailprogramme filtern nämlich Links zu Bildern auf fernen Servern aus Sicherheitsgründen aus. Weiters können Sie bis zu zwei Attachments (z.B. eine PDF-Dateien und ein Word-Dokument) mit der Mail mitschicken. Sie können die Mails auch personalisieren, das heißt, dass beispielsweise in jede Mail der Vorname, Nachname, ein persönlicher Ermäßigungscode für Preisnachlässe oder oder etwas anderes eingefügt wird. Die Email-Adressen und eventuelle weitere Angaben zu den Empfängern bezieht das System aus CSV-Dateien. Sie können die Daten aus Ihrer Datenbank oder ihren Excel-Datenblättern als CSV-Datei ausgeben und in das System einlesen. Nach dem Versenden können Sie Ihre kostbaren Daten wieder vom Server löschen. Es ist aber auch möglich, das System an Ihr Datenbanksystem anzupassen. Wenn Sie Zugang zu den Cronjob-Einstellungen Ihres Servers haben, können Sie das System von einem Cronjob steuern lassen. Als Alternative verfügt das System über einen Pseudo-Cronjob, der von Ihrem lokalen Computer aus den Mailversand steuert.

Inhalt

• Installation
• Verwaltung
  • Einstellungen
  • Absender
  • Kontrolllisten
• Hauptmenü
  • Adresslisten
  • Neuer Entwurf
  • Emails personalisieren
  • Gespeicherte Entwürfe
  • Bilder verwalten
  • Nachricht verschicken
• Tools
  • Task fortsetzen
  • Notbremse

Installation

Entpacken Sie den Zip-File und laden Sie die das gesamte Verzeichnis usefulmailer auf Ihren Server hoch. Sichern Sie das Verzeichnis mit einer .htaccess Datei vor unbefugtem Zugriff. (Wie das geht, erfahren Sie z.B. hier, oder benützen Sie dieses Script um die benötigten Dateien zu erzeugen.)

Geben Sie für die folgenden Verzeichnisse Schreibberechtigung:

attachments
config
control
emails
images
lists
tasks

(Alle außer graphic_elements und scripts)

Löschen Sie aus den genannten Verzeichnisses jeweils die Datei delete_this_file.htm.

Verwaltung

Einstellungen

Cronjob

Ein Script kann in einem Durchgang nur eine beschränkte Anzahl von Mails verschicken. Auch kann es den Spam-Wächtern unangenehm auffallen, wenn innerhalb weniger Sekunden hunderte Mails verschickt werden. Daher muss das Script zeitgesteuert immer wieder aufgerufen werden. Wenn Sie Zugang zu den Cronjob-Einstellungen Ihres Servers haben, benutzen Sie diese. Fragen Sie Ihren Provider, wie das geht. Das Script, das der Cronjob auslösen soll, ist sendmail.php.

Ein typischer Eintrag könnte so aussehen:

1,6,11,16,21,26,31,36,41,46,51,56 * * * * cd /home/useful/www.useful-scripts.biz/docs/usefulmailer; /var/www/php4/bin/php.cli ./sendmail.php

Wenn der minimale Zeitabstand, den Sie wählen können, beispielsweise 5 Minuten beträgt, können Sie pro Durchgang 10 Mails verschicken lassen. Mehr ist nicht zu empfehlen, wenn Sie Inline-Bilder und/oder Attachments versenden. Wir haben bei Tests mit Cronjob allerdings auch schon erfolgreich 200 Mails pro Durchlauf verschickt.

Wenn Sie keinen Zugang zum Cronjob haben, klicken Sie Lokaler Pseudo-Cronjob an. Sie müssen dann das Programm so lange laufen lassen, bis alle Mails verschickt sind.

Anzahl Mails pro Programmdurchlauf

Tragen Sie 10 ein, wenn Sie den Versand vom Server-Cronjob steuern lassen. Wenn Sie den lokalen Pseudo-Cronjob gewählt haben, ist zu empfehlen 1 Mail alle 10 Sekunden (10000 Millisekunden) zu verschicken. Sie müssen ein bisschen experimentieren, bevor Sie echte Newsletter verschicken.

Intervall in Millisekunden

Ist nur von Bedeutung, wenn Sie den lokalen Pseudo-Cronjob verwenden. Geben Sie die Anzahl der Millisekunden zwischen den Programmaufrufen an, also z.B. 60000 für eine Minute.

Bezeichnung der Spalte, die die Empfänger-Email- Adressen enthält

Die CSV-Dateien, die Sie verwenden, müssen in der ersten Zeile die Namen der Spalten enthalten, also zum Beispiel so:

Vorname;Nachname;Email 
Martin;Auer;mail@martinauer.net
Jane;Doe;jdoe@example.com
Erika;Mustermann;mustermann@beispiel.de
Marko;Markovic;m.markovic@froozle.net
Matti;Meikäläinen;meikalainen@froozle.net

Die Reihenfolge der Spalten ist gleichgültig. Eine Liste könnte auch so aussehen:

mail;firstname;name;giftcertificate

"Jane Doe" <jdoe@example.com>;Jane;Doe;EF58lW17Y

Hier müssen Sie nur die Bezeichnung der Spalte angeben, die die Email-Adressen enthält. Auch wenn Sie nur eine einzige Spalte verwenden, also eine Liste die nichts enthält als eine Email-Adresse pro Zeile, müssen Sie in der ersten Zeile den Spaltennamen angeben und ihn hier eintragen.

Trennzeichen in .csv Dateien

Tragen Sie hier das Zeichen ein, das die einzelnen Felder voneinander trennt, im obigen Beispiel also ein Semikolon (Strichpunkt): ;
Verwenden Sie bitte nicht den Tabulator als Trennzeichen!

E-Mail Addresse, an die Fehlermeldungen geschickt werden sollen

Wenn Sie das System vom Cronjob steuern lassen, kann Ihnen das Programm eventuelle Fehlermeldungen nicht im Browser anzeigen. Daher muss es sie per Email an Sie schicken. Tragen Sie hier also Ihre eigene Email-Adresse bzw. die Ihres Systemadministrators ein.

Absender

Absender Email Adresse

Tragen Sie hier die Email-Adresse ein, die in ihrem Newsletter als Absender aufscheinen soll. An diese Adresse werden Antworten der Empfänger geleitet und auch eventuelle Fehlermeldungen der Mailserver.

Absender Name

Tragen Sie hier einen Namen ein. Die meisten Email-Programme zeigen in der Übersicht diesen Namen statt der Email-Adresse an.

Kontrolllisten

Wenn Sie einen Newsletter verschicken, trägt das System für jede versandte Email Datum, Uhrzeit und die Email-Adresse des Empfängers in eine Liste ein, die denselben Dateinamen trägt wie die Datei, in der Sie den Newsletter gespeichert haben. Sie können diese Listen nach dem Versand überprüfen, und wenn Sie sie nicht mehr brauchen, löschen.

Hauptmenü

Adresslisten

Hier verwalten Sie Ihre Adresslisten.

Liste auswählen

Das Dropdown-Menü zeigt Ihnen alle Listen an, die Sie im System gespeichert haben. Wenn Sie eine Liste auswählen, wird sie angezeigt und Sie können sie überprüfen oder bearbeiten und wieder speichern.

Wenn Sie Neue Liste eintragen wählen, können Sie in das Feld eine neue Liste händisch eintragen oder kopieren. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie Speichern, um die Liste zu speichern.

Dateiname

Wenn Sie eine Liste ausgewählt haben und hier einen neuen Dateinamen (ohne Dateierweiterung, also ohne .txt, .csv oder dergleichen) eingeben und Speichern klicken, wird die Liste unter einem neuen Namen gespeichert.

Adressliste hochladen

Hier können Sie eine Datei von Ihrem lokalen Computer auf das System hochladen. Danach können Sie sie überprüfen und bearbeiten.

Neuer Entwurft

Email Editor

Hier können Sie wie in einem Texteditor eine Email gestalten. Alle Icons des Editors zeigen einen Tooltip, der ihre Funktion erklärt, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen.

Geben Sie einen Dateinamen ein und speichern Sie Ihren Entwurf. Zur Gestaltung mehrspaltiger Layouts verwenden Sie Tabellen.

Bilder einfügen:

Klicken Sie im Texteditor das Icon "Bild" an. Es öffnet sich der Dialog "Bild". Rechts neben dem Eingabefeld "Dateipfad" finden Sie ein Icon in der Form eines Folders. Klicken Sie es an. Es öffnet sich der Dialog "Asset manager". Er zeigt Ihnen rechts eine Liste der Bilder, die im Verzeichnis "images" vorhanden sind. Klicken Sie den Dateinamen eines Bildes an, und es erscheint eine Vorschau. Klicken Sie auf OK und der korrekte Dateipfad wird eingetragen. (Sie können den Asset manager auch benutzen, um Bilder hochzuladen oder zu löschen.) Nehmen Sie nun die weiteren Formatierungen im Dialog "Bild" vor.

Sie können auch mit Ihrem lokalen HTML-Editor eine Seite gestalten. Klicken Sie auf das HTML-Code-Icon: <> und geben Sie in das Dialogfenster den HTML-Code ein. Geben Sie nur das ein, was zwischen <body> und </body> steht, denn Header und Body-Tags werden vom Programm hinzugefügt.

Vermeiden Sie zu komplexe Layouts und testen Sie jedes Layout vor dem eigentlichen Versand in unterschiedlichen Email-Programmen. Nicht alle behandeln HTML-Mails gleich!

Personalisierte Emails

Angenomme, Ihre CSV-Datei sieht so aus:

Vorname;Nachname;Code;Email 
Martin;Auer;ED12LK;mail@martinauer.net 
Herbert;Mustermann;85RG00;mustermann@example.com

Dann schreiben Sie Ihre Email so:

Hallo {Vorname} {Nachname},


als kleine Aufmerksamkeit übersenden wir Ihnen heute einen 
Gutschein über 10 Euro, den Sie in unserem Online-Shop einlösen
können. Tragen Sie beim Kauf eines beliebigen Artikels den 
folgenden Code in das Feld "Gutschein" ein:

{Code}

Sie erhalten den gewünschten Artikel dann um 10 Euro verbilligt.

Herzlichst
Ihre Kaufdirwas GesmbH&CoKG

In jeder Mail wird dann die {Spaltenbezeichnung} in geschwungenen Klammern durch den Eintrag in der betreffenden Spalte ersetzt.

Gespeicherte Entwürfe

Hier werden Ihnen die schon vorhandenen Entwürfe angezeigt. Sie können jede davon öffnen und weiter bearbeiten und speichern oder auch unter neuem Namen speichern.

Bilder verwalten

Hier können Sie Bilder hochladen, betrachten und löschen. Zur besseren Übersicht können Sie die Bilder auch direkt in den Panels für die Email-Bearbeitung sehen.

Nachricht verschicken

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen der gespeicherten Emailentwürfe aus.
Es erscheint ein zweites Dropdown-Menü. Wählen Sie eines der gespeicherten Attachments aus oder Kein Attachment.
Wenn Sie ein Attachment ausgewählt haben, erscheint ein Dropdown-Menü, aus dem Sie ein zweites Attachment auswählen können.
Ansonsten erscheint gleich das Dropdown-Menü, aus dem Sie eine der gespeicherten Adresslisten auswählen können.
Es erscheint eine Zusammenfassung Ihrer Auswahl und das Feld Betreff. Tragen Sie hier den Betreff für Ihren Newsletter ein.

Überprüfen Sie Ihre Auswahl.

Überprüfen Sie sie noch einmal!

Klicken Sie auf Mail abschicken.

Wenn Sie den Cronjob Ihres Servers verwenden, erscheint nun die Meldung: Mailtask (Betreff) wurde gespeichert.
Sie können nun den Browser schließen und sich anderen Dingen zuwenden. Sollte allerdings ein vorhergehender Mailtask noch nicht abgearbeitet sein, erscheint die Meldung: Mail-Task kann nicht gespeichert werden, da der alte Task noch nicht abgeschlossen ist.
Warten Sie, bis der vorhergehende Mailtask abgeschlossen ist, und verschicken Sie dann den nächsten Newsletter erneut.

Wenn Sie den lokalen Pseudo-Cronjob verwenden, erscheint nun ein Feld, in dem Sie das System arbeiten sehen. Es werden verschiedene Meldungen ausgegeben:
NOCH ZU VERSCHICKEN: (Anzahl der noch zu verschickenden Emails).
ADRESSLISTE LEER
ES GIBT KEINEN TASK AUSZUFÜHREN
Erst wenn Sie die letzte Meldung sehen, ist der Versand beendet.

Weiters sehen Sie die gerade verarbeiteten Email-Adressen und die Nummer des aktuellen Programmdurchlaufs.

Tools

Task fortsetzen

Wenn Sie das Browserfenster schließen oder auf einen Link klicken, wird der Versand unterbrochen. Sie können den Versand fortsetzen indem Sie rechts oben den Link TASK FORTSETZEN klicken.

Notbremse

Sie können die Verarbeitung des laufenden Tasks abbrechen, indem Sie im rechten Menü auf NOTBREMSE klicken und hier TASK ABBRECHEN klicken. Das kann vor allem dann von Bedeutung sein, wenn Sie das System vom Server-Cronjob aus steuern.